25 okt, 09:52
2014
Vakredactie
Financieel
VWG Nijhof

Werkkostenregeling

Per 1 januari 2015 wordt de werkkostenregeling (WKR) definitief ingevoerd voor alle werkgevers. Dat staat in het wetsvoorstel Belastingplan 2015, dat nog in het Parlement moet worden behandeld.

In de WKR blijven de volgende 2 categorieën “beloningen” buiten de loonheffingen: - intermediaire kosten: kosten die de werknemer voor de werkgever betaalt; - gerichte vrijstellingen: - vervoers- en reiskosten; - tijdelijke verblijfkosten - studie, opleiding en dergelijke; - extraterritoriale kosten; - zakelijke verhuizingen; - korting op (branche-)eigen producten; - noodzakelijkheidscriterium; - aangewezen werkplekvoorzieningen; uiteraard in het kader van of in direct verband met de dienstbetrekking.

De voordelen die niet in deze categorieën vallen, kan de werkgever aanwijzen als eindheffingsbestanddeel, behalve wanneer de verstrekking van het voordeel niet gebruikelijk is. De totale waarde van dit eindheffingsloon blijft tot een bedrag van 1,2% (2011/2012: 1,4% en 2013/2014: 1,5%) van de totale bruto loonsom buiten de heffing. Over het meerdere betaalt de werkgever de loonheffingen in de vorm van eindheffing tegen een tarief van 80%.

Concernregeling
Vanaf 2015 hoeft het WKR-forfait niet per afzonderlijke werkgever te worden toegepast, maar komt er een concernregeling. Tot een concern behoren (klein)dochtermaatschappijen waarvan de moedermaatschappij gedurende het gehele kalenderjaar nagenoeg volledig (95% of meer) eigenaar is. In de eerste aangifte loonheffingen volgend op het kalenderjaar moet worden gekozen of de concernregeling wordt toegepast. De regeling geldt dan voor alle concernonderdelen wel of niet. Als de concernregeling wordt toegepast, zijn de concernonderdelen hoofdelijk aansprakelijk voor de belasting. Vanaf 2015 moet de werkgever één keer per jaar, na afloop van elk kalenderjaar, vaststellen hoeveel belasting in het kader van de WKR is verschuldigd.

(Branche-)eigen producten
Gericht vrijgesteld is ingaande 2015 een korting van maximaal 20% op (branche-)eigen producten tot een bedrag van € 500 per werknemer per kalenderjaar. Het moet gaan om (branche-)eigen producten van de werkgever of een verbonden vennootschap.

Noodzakelijkheidscriterium
Vanaf 2015 is gericht vrijgesteld de vergoeding en verstrekking van gereedschappen en computers (waaronder de zeer populaire Ipads/tablets), alsmede mobiele communicatiemiddelen (telefoons) en dergelijke apparatuur, voor zover de werkgever de vergoeding of verstrekking noodzakelijk acht voor de uitoefening van de dienstbetrekking. Aan deze vergoeding of verstrekking moet de voorwaarde worden verbonden dat de werknemer deze teruggeeft of de (rest)waarde vergoedt wanneer de vergoeding of verstrekking niet langer noodzakelijk is. Het noodzakelijkheidscriterium kan niet worden gebruikt in het kader van een uitruil van bruto voor netto beloningen (cafetariaregelingen). Een verzwaarde bewijslast geldt wanneer de werknemer aan wie de vergoeding of verstrekking wordt gedaan ook bestuurder of commissaris is in de werkgever.

Normen en forfaits
De regels rond de loonheffingen blijven wemelen van de normen en forfaits. Zo geldt (uiteraard onder strikte voorwaarden) een waardering van nihil voor:

  • werkplekvoorzieningen;
  • OV-jaarkaart/voordeelurenkaart;
  • rente op personeelsleningen voor de eigen woning of een fiets/scooter;
  • genot van een dienstwoning.

Vooral de categorie de werkplekvoorzieningen omvat een groot aantal veel voorkomende verstrekkingen, die, onder strikte voorwaarden, door een nihilwaardering buiten de loonheffingen blijven:
  • verstrekkingen in het kader van het arbobeleid van de werkgever;
  • werkkleding (inclusief kleding met een bedrijfsgebonden logo of beeldmerk van 70 cm2 of groter);
  • consumpties, die niet in kader van een maaltijd bij/op de werkplek worden genuttigd.

De nihilwaardering van werkplekvoorzieningen betreft alleen verstrekkingen, niet vergoedingen. Vergoedingen vallen wel onder de gerichte vrijstelling (zie hiervoor). Vooralsnog is niet aangegeven welke werkplekvoorzieningen voor deze gerichte vrijstelling worden aangewezen.

Een lagere waardering (dan de waarde in het economisch verkeer) geldt, eveneens onder strikte voorwaarden, voor de volgende werkplekvoorzieningen:
  • maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter;
  • huisvesting en inwoning;
  • kinderopvang.
Ook hier kwalificeren alleen verstrekkingen, niet vergoedingen.

Altijd werknemersloon
Een aantal door werknemers ontvangen voordelen wordt altijd verplicht ten laste van de werknemer belast. Dit betreft vergoeding of verstrekking van
  • de (bestel)auto van de zaak;
  • een woning (behalve beveilingsmaatregelen of dubbele huisvesting in verband met de dienstbetrekking);
  • geldboeten, misdrijven, wapens en munitie, gevaarlijke dieren.

Cafetariaregelingen
Behalve voor het noodzakelijkheidscriterium kunnen ook onder de WKR met cafetariaregelingen zowel voor werkgever als werknemer fiscale voordelen worden behaald. Een cafetariaregeling houdt in dat een belast loonbestanddeel wordt geruild voor een niet belast loonbestanddeel. De vormgeving van dergelijke regelingen luistert nauw en een goede schriftelijke vastlegging is onontbeerlijk. Een cafetariaregeling kan ook nadelen met zich meebrengen.

BTW
In de waarde van met loonbelasting belaste verstrekkingen wordt altijd de BTW begrepen. Ondernemers die de BTW aftrekken, moeten die daarom voor de loonbelasting weer bijtellen. Wanneer die administratieve handeling bezwaarlijk is, kan de werkgever met de Belastingdienst kan afspreken daarvoor een gemiddelde BTW-druk in aanmerking te nemen.